Nettoyage des locaux : 5 conseils à lire impérativement avant de signer votre contrat !

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Nettoyage des locaux : 5 conseils à lire impérativement avant de signer votre contrat !

Le nettoyage des locaux est un service qui peut paraitre parfois difficile à négocier de peur de perdre en qualité. Pourtant la propreté des locaux est primordiale. Elle contribue au bien-être et à la sécurité de vos salariés et de vos visiteurs. Elle est aussi un vecteur de votre image de marque, et participe au bon fonctionnement de votre établissement.

Nous avons listé pour vous 5 conseils pour vous assurer de signer un contrat avantageux tout en maintenant une bonne qualité de service.

    1. Spécifier précisément votre besoin :

Avant de vous lancer dans vos démarches, il faut avant tout établir votre cahier des charges. Plus votre demande est claire, plus vous vous assurez d’avoir une prestation qui colle à votre besoin. Le cahier des charges doit spécifier : 

  • le lieu : la fonction du local, la nature du revêtement de sol, la superficie du sol, les plans
  • les horaires et la fréquence de passage : le nettoyage doit être il fait chaque semaine, chaque jour ? A quel moment ?
  • les différentes prestations à réaliser : lessiver, aspirer, aérer, vider les poubelles etc…
  • le niveau d’exigence de propreté : à définir en fonction de la famille des locaux (local de santé, médical, école, entreprise ?)
  • la spécificité/complexité de certaines tâches : travail en hauteur, près d’un point à risque,…
  • l’approvisionnement ou non des produits sanitaires : souvent les sociétés de nettoyage bénéficient de tarifs professionnels, auxquels vous n’auriez pas accès.
   2. Définir le type de contrat

Les contrats pour le nettoyage dit « industriel » (entretien des locaux à usage professionnel) sont signés en général pour 1, 2 ou 3 ans. Ils peuvent aussi être à durée indéterminée. Dans ce cas, vous pouvez à tout moment arrêter le contrat avec un simple préavis et souvent, les prix sont plus intéressants.

Attention aux avenants, puisqu’ils peuvent modifier la date anniversaire ou la durée de préavis du contrat.

   3. S’assurer d’un bon management

Il est parfois difficile de trouver le temps et d’avoir les connaissances pour gérer l’entretien des locaux de sa société. En passant par une société de nettoyage, vous n’avez qu’un seul contact, le « chef de secteur », qui s’occupera lui-même de la relation avec ses agents. Il est en charge de la rémunération, des formations, du management, …  Il s’assure ainsi de la bonne mise en oeuvre de votre contrat et de suggérer des améliorations pour augmenter la productivité.  En confiant cette relation à un prestataire, vous êtes certain que l’équipe en charge du nettoyage de vos locaux sera suivie et formée régulièrement. De cette manière, votre prestation sera optimisée.

   4. Connaitre les obligations face au personnel

Même si vous envisagez de changer de société de nettoyage, le personnel, lui, reste rattaché à vos locaux où s’effectue la prestation. Plus précisément, la convention collective des Entreprises de propreté prévoit, au travers de l’article 7, que tout changement de prestataire doit s’accompagner de la reprise du personnel de l’entreprise sortante travaillant sur le site remplissant les conditions suivantes :

  • Effectue sur le site 30% de son temps de travail total
  • Est titulaire d’un CDI et justifie d’une ancienneté supérieure à 6 mois sur le site
  • N’est pas absent depuis 4 mois ou plus (sauf congés maternité)
  • Est en CDD conclu pour le remplacement d’un salarié absent remplissant les conditions ci-dessus.
    5. S’adresser à des experts

Pour optimiser au mieux la prestation et ainsi vous garantir le prix le plus bas, il est préférable de s’adresser à des experts. Grâce à leurs connaissances, ils sauront définir précisément vos besoins, réaliser une analyse de la valeur et ainsi ajuster le matériel requis et les différentes qualifications du personnel. Et par conséquent réduire votre facture globale. 

Enfin, sachez que si vous décidez de réaliser un appel d’offres (diagnostic, négociation et mise en place), il faut compter 3 mois entre le démarrage de l’expression de besoins jusqu’au choix du prestataire.

 

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